Hoe verbeter je de Scrum Sprint Retrospective

Tijdens een Sprint Retrospective beoordeelt een Scrum team hun eigen werk en bepaalt wat er gedaan moet worden om de volgende sprint beter te laten verlopen. De retrospectieve is een bijeenkomst die probeert het team en hun werkomgeving continu beter te maken. Hoewel retrospectives zeer belangrijk zijn om Scrum te laten werken, worstelen veel teams ermee om ze bruikbaar, energiek en geconcentreerd te houden. Sommige teams stoppen zelfs met het doen van retrospectives omdat het ze niet lukt om hun retrospectives effectief te houden. Dit ondermijnt Scrum. Zonder retrospectives snij je namelijk de continue imrovement cyclus uit Scrum. Retrospectives zijn noodzakelijk! Effectieve en plezierige retrospectives houden is echter niet eenvoudig. Er zijn echter een aantal veelgemaakte fouten die te voorkomen zijn en een aantal onmiddellijk in te zetten acties. De video illustreert dit.

De 3 meest voorkomende fouten die we tegenkomen in de praktijk zijn:

  • Fout 1: Retrospectives worden saaie routinematige vergaderingen. De meest voorkomende fout is dat retrospectives saai worden. Het worden voorspelbare bijeenkomsten waarbij steeds dezelfde dingen herhaaldelijk worden gedaan zonder enige variatie. Dezelfde retrospectivetechniek wordt iedere keer weer opnieuw gebruikt. En dat is echt een probleem. Want, zonder effectieve retrospectives, hoe zorg je er dan voor dat dingen blijven verbeteren? Verbeteren moet leuk zijn!
  • Fout 2: Te veel niet-uitvoerbare verbeteringen. Een veel voorkomende fout is dat de teams te veel verbeteringen aanwijzen waardoor er eigenlijk niet een echt wordt opgepakt. Elke retrospectieve begint dan weer met een terugblik op alle verbeteracties uit de vorige retro die toch niet zijn opgepakt. Dit geeft geen energie. Immers, waarom zou je een retrospective houden als deze toch niet leidt tot actie? Het is beter om slechts een enkele verbetering te kiezen die wordt opgepakt dan 10 die blijven liggen.
  • Fout 3: Focus op wat kan niet worden gewijzigd in de volgende sprint. Een andere veel voorkomende fout die gemaakt wordt in retrospectives is dat de teams alleen klagen en niet zoeken naar verbeteringen die direct kunnen worden opgepakt. Spendeer je tijd en energie alleen aan dingen die haalbaar zijn. Focus alleen op wat wel kan worden verbeterd in de volgende sprint. Scrum gaat over: ‘De kunst van het mogelijke’, niet over wat niet kan worden gedaan. Er is altijd 1 uitvoerbare verbetering te vinden die wel haalbaar is. Focus op die ene! De rest komt later wel.

Er zijn ook tips om de Sprint Retrospective in de praktijk soepeler te laten verlopen. Onze top 5 tips is:

  • Tip 1: Varieer met formats – Er zijn meerdere formats voor retrospectives. Er zijn zelfs specifieke boeken geschreven over retrospectives, met duidelijke onderscheidende stappen. Varieer in formats. Varieer in voorzitter. Varieer in locatie. Ga een keer samen lunchen of naar de kroeg. Doe een retrospective buiten in het park. Huur een moderator in. Vraag de CEO om de retrospective bij te wonen. Retrospectives moeten leuk zijn! Ze gaan over verbetering. Laat de Sprint Retrospective nooit saai worden!
  • Tip 2: Kaizen – Laat elke Sprint maar 1 waardevolle verbetering implementeren. En zet dit werk aan de top van de Sprint backlog voor de volgende Sprint. Op die manier wordt het zeker weten ook gedaan. En vergeet niet: besteed niet te veel tijd aan achterom kijken tijdens het retro. Kijk naar de toekomst. De verbeteringen liggen daar, niet in het verleden. Richt je tijdense een retro volledig op het verbeteren. Klagen leidt nergens toe.
  • Tip 3: Definieer een Goal – Breng focus aan een retrospective. Geef de retro een doel. Maak een ‘dubbele pret retrospective’ gericht op het vergroten van geluk (en dalen van teamfrustraties). Of een ‘drie keer zo snel retrospective’ om uit te zoeken hoe je echt veel sneller kunt. Dergelijk out-of-the-box-denken brengt ideeën die anders niet zo gemakkelijk opkomen, maar nog steeds direct kunnen worden uitgevoerd.
  • Tip 4: Betrek Management – Het oplossen van belemmeringen en steeds beter worden is niet alleen een taak van het team. Het is ook een managementtaak. Immers, wie wordt er beoordeeld op verbetering van jaar tot jaar? Wie wil er omzetgroei, klanttevredenheid, medewerker geluk, enz. rapporteren? Yep, dat is het management. Dus hun rol in het betermaken van teams is duidelijk. Waarom dan niet het management uitnodigen bij de retrospectives? Probeer hen ook te laten committeren aan het oplossen van belemmeringen. Op die manier krijgen verbeteringen buiten het team ook de aandacht die ze verdienen!
  • Tip 5: Geen tafels – Verwijder tafels. Tafels blokkeren een gesprek en bieden een een vreemd soort van veiligheid waarin mensen hun hart niet helemaal latenspreken. Sta op. Krijg energie. Spreek je uit. Alleen dan zullen retrospectives ook echt waarde leveren.

De retrospective is gewoon te belangrijk om deze door door je vingers te laten glippen. Zorg ervoor dat jouw team de beste retrospectives van de wereld doet. Dan zal Scrum je helpen bij echte continue verbetering!