Hoe verbeter je Scrum Backlog Grooming

Het continue verrijken en verfijnen van de product backlog is belangrijk binnen Scrum. Tijdens ‘Backlog Grooming‘ (meestal parallel gedaan aan een ​​sprint) zorgt een Scrum team ervoor dat werk voor volgende sprints wordt voorbereid. Als zodanig voorkomt dit dat teams tijdens Sprints aan onderwerpen werken die ze nog niet goed begrijpen. Daarom zit het team regelmatig samen met de Product Owner en andere belanghebbenden in zogeheten ‘backlog grooming sessies’. Dit zijn workshopsessies waarin de backlog wordt doorgesproken, verrijkt en meer detail wordt toegevoegd. In deze workshops wordt het werk voor de nabije en verdere toekomst doorgenomen en behapbaar gemaakt. Dit zorgt dus voor een continue stroom van waardevol werk dat voldoende gedetailleerd en haalbaar is. Sprint na Sprint.

 

De drie meest voorkomende fouten in de praktijk rond backlog grooming zijn:

  • Fout 1: Niet doen. De belangrijkste fout is het niet te doen. Op die manier pakt het team werk op in een Sprint zonder het echt goed te doorgronden. Sprint planning meetings worden dan ineffectief omdat er veel te veel gediscussieerd wordt en veel te weinig echt gepland wordt. Continue ontwikkeling van de product backlog is cruciaal voor Scrum. Reserveer 5-10% van de tijd van het team hiervoor. Dit wordt heel eenvoudig terugverdiend, doordat het de snelheid van een team al snel verdubbeld.
  • Fout 2: Te veel en te snel. Een veel voorkomende fout is om veel te veel te willen bespreken in een groomingsessie. Daardoor is er te weinig tijd voor discussies en is het veel lastiger om elkaar  goed te begrijpen. Backlog grooming gaat echter om het uitwisselen van ideeën en van elkaar leren. Beperkt dus de hoeveelheid tijd en neem de tijd voor elk onderwerp.
  • Fout 3: De verkeerde mensen. Een veel voorkomende fout is te denken dat backlog grooming moet worden gedaan met slechts een paar mensen. Bijvoorbeeld alleen met de meest senior developer of met alleen de architect. Grooming gaat echter om de uitwisseling van kennis en ideeen. Dus het hele Scrum team moet er aan deelnemen. Alleen dan ontstaat een gemeenschappelijk mentaal model binnen het team. Werk alsjeblieft niet met een apart ‘ready-team’. Dat zorgt alleen maar voor een verkapte waterval.

We kunnen ook tips geven om Backlog Grooming te verbeteren. Onze top 5 aanbevelingen is:

  • Tip 1: Maak de product backlog visueel en hang deze op aan de muur – Backlog grooming is een continu proces. Het gaat er om dat alle teamleden meedenken, er een nachtje over kunnen slapen, dingen kunnen opzoeken en uitzoeken. De volledige Product Backlog visueel maken en aan de muur hangen werkt ook erg goed. Het is dan ook meteen de meest logische locatie om de backlog grooming uit te voeren. Immers, je kunt het meteen aanpassen op de muur.
  • Tip 2: Laat onderwerpen terugkomen (itereer) - Denk niet dat user-stories in een keer worden begrepen. Teams moeten een story een paar keer bespreken. Uiteraard wel telkens in diepere mate van detail. Probeer elke user-story minimaal twee keer te bespreken voordat deze wordt gepokerd. Laat de product owner dus ook al met het team over user-stories praten die voor haar/hem zelf ook nog niet helemaal helder zijn. Zo inspireer je elkaar en ontstaan de echte goede oplossingen.
  • Tip 3: Zorg dat iedereen aanwezig erbij is en meedoet- Backlog grooming wordt gedaan voor kennisuitwisseling, begripsvorming en het bepalen van mogelijke oplossingsrichtingen. Zonder kennisuitwisseling heeft een groomingsessie dan ook weinig nut. Doe het dus alleen samen met het hele development team en de product owner. Nodig ook gerust andere belanghebbenden en eindgebruikers uit voor dergelijke sessies. Hun inbreng is altijd zeer waardevol.
  • Tip 4: Gebruik een Definitie-van-Ready – Backlog grooming resulteert in user-stories die klaar zijn om in een Sprint te worden opgepakt. Het kan helpen om het team samen met de product owner een lijst te laten maken waar een goede user-story aan voldoet om de Sprint in te kunnen. Men noemt dit in relatie tot de ‘Definition-of-Done’ dan ook meestal de ‘Definition-of-READY’. Het geeft aan of een story ‘ready’ genoeg is om de Sprint in te mogen. Probeer om voor maximaal twee sprints werk op voorraad te hebben dat ‘ready’ is. Van te veel voorbereiding wordt je niet echt wendbaar en bovendien is te veel werkvoorraad weer een soort van waterval.
  • Tip 5:  Zet Backlog grooming in ieders agenda - Backlog grooming kost tijd. Reserveer 5-10% van een sprint voor dit soort werk. Bereid toekomstige sprints in dergelijke groomingsessies voor. Plan bijvoorbeeld twee keer per week een workshop van een uur in ieders agenda. Als er niets te bespreken, kan de sessie altijd nog worden geannuleerd.

(let op: In Nederland gebruiken we meestal de engelse term: ‘Backlog grooming‘. Wees daar in internationaal gezelschap voorzichtig mee. In Groot-Brittanie is ‘grooming’ namelijk een erg beladen term. Daar wordt het meestal gebruikt als afkorting voor ‘child grooming’. Vandaar dat de termen ‘Backlog Refinement‘ of ‘Backlog Crafting’ handiger zijn in een internationaal gezelschap. De video hadden we alleen al opgenomen toen we hier achter kwamen, dus daarin spreken we zelf nog wel over ‘grooming’.)