Hoe verbeter je de Daily Scrum meeting

Tijdens de Daily Scrum, een bijeenkomst met een vaste duur van maximaal 15 minuten, stemt een Scrum team hun voortgang af, signaleert het problemen en wordt het werk opnieuw gepland indien nodig. De meeste Scrum teams doen de Daily Scrum terwijl ze staan, omdat staan zorgt voor focus, energie en snelheid. Daarom spreken veel teams bij de Daily Scrum ook vaak over de Daily Stand-up of kortweg ook vaak: de stand-up. Voor teams die met Scrum beginnen is deze Daily Scrum één van de grootste veranderingen. Sommige teams hebben in het begin best wel wat weerstand tegen deze dagelijkse meeting. Ook al duurt ze maar 15 minuten. De Daily Scrum is echter heel belangrijk. Het zorgt er voor dat het team als één team kan acteren en één gezamenlijke planning heeft die dagelijks wordt bijgewerkt.

The 3, in de praktijk, meest voorkomende fouten in de Daily Scrum zijn:

  • Fout 1: Rapporteren naar de Scrum Master. De meest voorkomende foute met de Daily Scrum is dat het team rapporteert aan de Scrum master in plaats van aan elkaar. De Scrum master wordt dan in de rol van projectleider gedrongen en dat is niet de bedoeling. De Daily Scrum is een meeting voor, van en door het team. Zorg dat de teamleden aan elkaar rapporteren en niet aan de Scrum Master.
  • Fout 2: Het is geen gewoonte. Een tweede veelvoorkomende fout is dat de Daily Scrum geen gewoonte is. De meeting is niet elke dag, of varieert te veel in tijd, plaats, aanwezigen, etc. Zorg er voor dat de meeting altijd op dezelfde plaats is en altijd op hetzelfde tijdstip. Dit voorkomt gedoe en verwarring. Het wordt dan vanzelf een gewoonte. En vergeet niet: de meeting is begrensd op 15 minuten exact! Dus, na 15 minuten, stopt de meeting! Alleen dan zorg je er voor dat iedereen leert op te schieten en te focussen op het meest belangrijke.
  • Fout 3: Slechts rapporteren en niet herplannen. Een laatste fout is dat het team alleen maar rapporteert in de meeting. Ook als er tegenslagen zijn en vertragingen: alleen rapporteren wat er niet goed gaat. Echter, een Sprint heeft maar één resultaat en zodra dat resultaat gevaar loopt moet je herplannen. In feite is de Daily Scrum eigenlijk maar in beperkte mate een rapportagemoment. Het is bovenal een herplanningsmoment. En dat kan ook, want het hele team is er immers bij aanwezig.

There are also tips to make the Daily Scrum more effective. Our top 5 tips are:

  • Tip 1: Zorg dat iedereen er is, elke dag! - De Daily Scrum is de meest belangrijke meeting van de dag. Daar zorg je er namelijk, als team, voor dat je de beste dag gaat hebben die haalbaar is. Zorg dus dat het hele team er ook echt elke dag, op tijd, bij aanwezig is. Als de Daily Scrum dus bijvoorbeeld om 9 uur is, spreek dan af in het team dat iedereen een kwartier eerder al op kantoor is. Immers, als je dan een paar minuten vertraging oploopt met naar kantoor reizen, dan kan de Daily Scrum nog steeds op tijd beginnen. 
  • Tip 2: Varieer met vormen - Voorkom dat het een saaie routine wordt. Varieer met vormen voor de Daily Scrum. Een voorbeeld: gebruik een ‘praatpen’; diegene met de pen is aan het woord, de rest luistert. Geef de pen daana door aan wie je wilt. Of varieer met de Scrum vragen. Je wilt toch niet dat de Daily Scrum een Zombiemeeting wordt? Maak er het hoogtepunt van de dag van: maak dus lol!
  • Tip 3: Zorg voor eenduidige beeld van Sprint resultaat - Het doel van de Daily Scrum is dat iedereen afstemt of het Sprintdoel nog steeds haalbaar is. Dan moet dat doel dus wel heel expliciet zijn en door iedereen gedeeld worden. Zorg er dus voor dat het voor iedereen glashelder is wat het beoogde eindresultaat van elke Sprint is. Alleen dan heeft het zin om in de Daily Scrum te kijken of dit nog haalbaar is of dat herplannen nodig is. Uiteindelijk is er maar één ding dat telt aan het eind van elke Sprint: werkende en geteste software. De Daily Scrum zorgt voor de benodigde coördinatie om dat te kunnen bereiken.
  • Tip 4: Zorg dat het een TEAM meeting is - De Daily Scrum is een meeting voor, door en van het team. In deze meeting stemmen ze hun voortgang af, bespreken problemen en zoeken naar oplossingen. Als Scrum master is het dus noodzakelijker er voor te zorgen dat het ook écht ‘hun’ meeting is. Controleer dit door bijvoorbeeld ook eens weg te blijven of duidelijk buiten de cirkel te gaan staan om te observeren. Het is een meeting van het team. Check dus gerust of de meeting ook doorgaat als de Scrum master er niet is.
  • Tip 5: Signaleren én Parkeren - Maak onderscheid tussen het signaleren van problemen en het oplossen ervan. Signaleren lukt prima binnen de 15 minuten. Oplossen maar zelden. Dat doe je na de meeting. Parkeer dus het oplossen van problemen heel expliciet. Signaleren is prima. Signaleren, daarna parkeren en doorgaan. Er zijn immers slechts 15 minuten!